การจัดการทีมเป็นเรื่องยากพอสมควร แต่ตอนนี้ผู้จัดการทั่วโลกกำลังเผชิญกับดินแดนใหม่ในการทำทุกอย่างทางออนไลน์
สำหรับบางคนอาจเป็นเพียงชั่วคราว แต่สำหรับหลาย ๆ คน การทำงานเป็นทีมระยะไกล จะไม่ไปไหนในอนาคตอันใกล้ แม้ว่าฝุ่นจะตกตะกอนและโรคระบาดจะอยู่เบื้องหลังเรา แต่ความจำเป็นในการจัดการทีมจากระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพก็ยังคงดำเนินต่อไปในระดับหนึ่ง
การทำงานกับทีมจากระยะไกลมาพร้อมกับอุปสรรคคลาสสิกมากมายในชีวิตของผู้จัดการ แต่ยังนำเสนอสิ่งใหม่ ๆ ที่น่าสนใจอีกด้วย
และอุปสรรคเหล่านี้บางส่วนจะแยกผู้จัดการทีมธรรมดา ๆ ออกจากผู้นำที่แท้จริง องค์กรและแนวทางมีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม - แต่การสนับสนุนความเข้าใจและความยืดหยุ่นก็เช่นกัน
พิจารณาบทความนี้เป็นชุดเครื่องมือสำหรับจัดการพนักงานระยะไกล เราจะมาดูความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่“ ผู้นำเสมือน” เผชิญอยู่ในปัจจุบันตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อเอาชนะความท้าทายเหล่านั้นและนำทีมของคุณไปสู่ความรุ่งโรจน์
OPTAD-3
ไปดูกันเลย
โพสต์เนื้อหา
- ความท้าทายในการจัดการพนักงานระยะไกล
- แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของทีมระยะไกล
- เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับทีมระยะไกล
- การจัดการทีมระยะไกลเหมือนเจ้านาย
- ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมหรือไม่?

อย่ารอให้คนอื่นทำ จ้างตัวเองและเริ่มเรียกภาพ
เริ่มต้นใช้งานฟรีความท้าทายในการจัดการพนักงานระยะไกล
วิธีแชร์โพสต์ไปยังกลุ่มบนมือถือ facebook
ก่อนที่เราจะทำให้มือของเราสกปรกด้วยโซลูชันเรามาดูความท้าทายที่สำคัญในการจัดการพนักงานที่อยู่ห่างไกลกันมากขึ้น ได้แก่ โครงสร้างการสื่อสารประสิทธิภาพการทำงานและความมั่นใจ
1. โครงสร้าง
เราเป็นสัตว์ที่มีนิสัย ตั้งแต่เช้าตรู่จนถึงการบรรยายสรุปช่วงบ่ายไปจนถึงการนอนขดตัวบนโซฟาหลังจากวันที่ยาวนานกิจวัตรของเราก็ค่อนข้างสอดคล้องกัน
แต่ตอนนี้หลายคนทำงานจากที่บ้านนี่กลับหัวหมดแล้ว มันเหมือนกับว่าพวกเขาต้องทำ หากิจวัตรใหม่ที่สมบูรณ์แบบ นอกเหนือจากความเครียดใหม่ของการเล่นกลชีวิตส่วนตัวและอาชีพภายในกำแพงเดียวกัน ไม่ต้องพูดถึง โฮมสกูล .
ใช้เครื่องมือเสมือนจริงวิธีการสื่อสารและสภาพแวดล้อมใหม่ ๆ มากมายและไม่น่าแปลกใจที่การจัดการทีมจากระยะไกลอาจเป็นเรื่องยาก
2. การสื่อสาร
คนส่วนใหญ่จะยอมรับว่าการสื่อสารแบบตัวต่อตัวเป็นสิ่งที่ราบรื่นที่สุด ผู้เชี่ยวชาญเคยสามารถเดินเข้าไปในสำนักงานของเพื่อนร่วมงานของตนได้และได้รับการแก้ไขปัญหาในไม่กี่นาที
ตอนนี้กล่องจดหมายของเรามีจำนวนมากขึ้นกว่าเดิมและเราส่งข้อความถึงกันตลอดเวลาผ่านเครื่องมือส่งข้อความ ด้วยกระแสการสื่อสารที่ก้าวไปสู่เทคโนโลยีอย่างมีนัยสำคัญหลายคนพบว่าการทำงานร่วมกันและรับคำตอบที่ต้องการในเวลาที่ต้องการทำได้ยากขึ้น
3. ผลผลิต
เมื่อคุณรวมโครงสร้างที่ขาดเข้ากับบล็อกในการสื่อสารปัญหาด้านการผลิตจะเกิดขึ้น สิ่งนี้ใช้ได้กับสภาพแวดล้อมการทำงาน แต่จะขยายในสภาพแวดล้อมส่วนบุคคลที่ สมดุลชีวิตการทำงาน มีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม
ฉันไม่รู้เกี่ยวกับคุณ แต่ฉันเป็นคนหัวใสและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อฉันอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ฉันสามารถแบ่งปันโฟกัสนั้นกับคนที่มีใจเดียวกันได้ นั่นเป็นข้อดีอย่างมากของการอยู่ในสำนักงาน… แต่ตอนนี้มันหายไปแล้ว
แล้วมันถูกแทนที่ด้วยอะไร? ที่เดียวกับที่เรากินไอศครีมบนโซฟางีบหลับโดยไม่เลือกปฏิบัติและคิดว่า“ ฉันควรจะไปถึงจุดนั้นจริงๆ” เมื่อใดก็ตามที่เราเห็นกองซักรีดขนาดยักษ์ของเรา
พูดคุยเกี่ยวกับสัญญาณผสม
4. ความมั่นใจ
เมื่อจัดการทีมจากระยะไกลสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาความรู้สึกไว้วางใจความน่าเชื่อถือการทำงานเป็นทีมและความมั่นใจโดยรวมที่คุณสนับสนุนทีมของคุณ
แต่เมื่อทุกคนต้องดิ้นรนเพื่อค้นหาเครื่องมือและกระบวนการใหม่ ๆ แล้วสื่อสารกับพวกเขาทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพการสูญเสียความมั่นใจนี้ง่ายกว่าที่เคย
การวิจัยเกี่ยวกับเรื่องนี้ไม่มีการเปลี่ยนแปลง อย่างใดอย่างหนึ่ง: การเป็นผู้นำทีมจากระยะไกลนั้นยากกว่ามากเมื่อทีมของคุณไม่รู้สึกว่าคุณติดต่อกับความต้องการและความปรารถนาของพวกเขา
ยิ่งไปกว่านั้นคุณต้องคำนวณสำหรับความท้าทายด้านสุขภาพจิตและร่างกายที่เพิ่มขึ้นทั้งหมดที่มาพร้อมกับวิกฤตสาธารณสุขทั่วโลก
ธรรมดาและเรียบง่าย: ผู้จัดการต้องทำงานหนักขึ้นกว่าเดิมเพื่อสนับสนุนทีมของตน
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของทีมระยะไกล
1. ตั้งเวลาเช็คอินรายวันหรือรายสัปดาห์
เช่นเดียวกับที่คุณมีการประชุมทีมตามปกติในสำนักงานให้เปลี่ยนเด็กเหล่านั้นไปเป็นการตั้งค่าเสมือน คุณอาจต้องการเพิ่มการเช็คอินเพิ่มเติมจนกว่าทีมของคุณจะพบว่าขั้นตอนของพวกเขาและสิ่งต่างๆจะราบรื่นสูงสุด จากนั้นคุณสามารถประเมินใหม่และเลือกที่จะปรับขนาดกลับได้หากคุณเห็นว่าเหมาะสม
ในการเริ่มต้นฉันขอแนะนำ กำหนดการประชุมทุกวันเพียง 15 นาที (ขึ้นอยู่กับขนาดทีมของคุณแน่นอน)
ในการประชุมเหล่านี้คุณสามารถเดินเป็นวงกลมได้ สิ่งนี้เปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมแต่ละคนพูดว่า:
- มีอะไรอยู่ในจานสำหรับวันหรือสัปดาห์
- หากพวกเขามีอุปสรรคในปัจจุบันที่ทำให้ไม่สามารถทำงานหรือโครงการใด ๆ ให้สำเร็จได้
- สิ่งที่พวกเขาต้องการจากสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ เพื่อขจัดอุปสรรคเหล่านั้นหรือเร่งความเร็วให้เร็วขึ้น
พยายามกำหนดเวลาให้เหมาะสำหรับทุกคนเช่น 10 หรือ 11.00 น. ถ้าคุณมีวันทำงาน 9 ถึง 5 วันปกติ สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีเวลาพอสมควร มีประสิทธิผลด้วยตัวเอง แต่ยังช่วยให้พวกเขาจัดการกับอุปสรรคได้เร็วเพื่อให้พวกเขามีเวลาทำสิ่งต่างๆให้ลุล่วง
2. เขียนขั้นตอนการทำงานกระบวนการและบทบาท
การทำงานกับทีมจากระยะไกลสามารถทำให้เกิดความสับสนได้อย่างรวดเร็วจริง ในขณะที่คุณเปลี่ยนการดำเนินการภายในทั้งหมดของคุณเป็นเสมือนมีขั้นตอนและรายการมากมายที่อาจตกลงมาระหว่างรอยแตก
วิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่นคือทำแผนที่ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ และฉันไม่ได้หมายถึงในหัวของคุณ
วิธีเพิ่มเรื่องราวใน Instagram ของคุณ
สร้าง เอกสารทางกายภาพที่ให้คำแนะนำทีละขั้นตอน เกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำเมื่อควรเสร็จและใครควรทำ
เอกสารเหล่านี้อาจรวมถึง:
- รายการตรวจสอบสำหรับแต่ละองค์ประกอบของโครงการหรืองาน
- “ Playbooks” ที่เจาะลึกเกี่ยวกับโปรโตคอลและกระบวนการต่างๆ
- โฟลว์ชาร์ตที่แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ต้องทำในสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง
- เทมเพลตเช่นสคริปต์การเข้าถึงหรือการรายงานที่สมาชิกในทีมสามารถกรอกข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
วางเอกสารเหล่านี้บนไดรฟ์ที่แชร์หรือแพลตฟอร์มการจัดการโครงการเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา
เครื่องมือการจัดการทีมจากระยะไกลที่มีประโยชน์เหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมจะไม่คอขวดในการรอข้อมูลที่เคยต้องถามคนอื่น
3. ถามในเชิงรุกว่าคุณจะสนับสนุนแต่ละคนได้อย่างไร
ทุกคนเริ่มคุ้นเคยกับวงสวิงใหม่ ๆ ไม่มีใครคิดว่านี่เป็นสิ่งที่น่าอัศจรรย์และสดชื่น
ในการจัดการทีมระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องแสดงให้ทีมของคุณเห็นว่าคุณเข้าใจประสบการณ์ของพวกเขา นอกจากนี้คุณยังต้องแสดงความเห็นอกเห็นใจความเกรงใจและความเต็มใจที่จะพยายามพบพวกเขาครึ่งทาง
แทนที่จะรอให้พวกเขาบ่นเกี่ยวกับสิ่งที่น่ารังเกียจให้ถามพวกเขาว่าคุณจะทำให้สิ่งต่าง ๆ ดูดน้อยลงได้อย่างไร คุณสามารถรับคำติชมเชิงรุกได้หลายวิธี:
- สัปดาห์ละครั้งในระหว่างการประชุมกลุ่มขอให้ทุกคน 'คะแนนความสุขของทีม' ในระดับหนึ่งถึงสิบ
- มีการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นระยะเพื่อให้สมาชิกในทีมแต่ละคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็นด้วยความมั่นใจ
- ส่งแบบสำรวจโดยใช้เครื่องมือเช่น Google ฟอร์ม หรือ ลิงสำรวจ .
ถามแต่ละคนเกี่ยวกับสิ่งที่ทีมของคุณทำได้ดีและสิ่งที่พวกเขาสามารถปรับปรุงได้ ถามคำถามเดียวกันเกี่ยวกับตัวเองในฐานะผู้นำ
จากนั้นทำในสิ่งที่ทำได้เพื่อช่วยลดช่องว่างและเสริมสร้างความรู้สึกของชุมชนการทำงานร่วมกันและความมั่นใจว่าคุณพยายามอย่างเต็มที่เพื่อดูแลพวกเขา
4. สร้างสมดุลระหว่างกฎและความเป็นอิสระ
ฉันพูดถึงว่าตอนนี้เป็นช่วงเวลาที่แปลกสำหรับทุกคนหรือไม่?
แต่ละคนมีสถานการณ์เฉพาะของตนเองและกำหนดการประจำวันของตนเองให้ปฏิบัติตาม สิ่งนี้ได้รับการขยายสำหรับผู้ที่อาศัยอยู่กับเด็กเล็กและครอบครัวหรือเพื่อนร่วมห้องคนอื่น ๆ ซึ่งตอนนี้ที่บ้านคับแคบ
บางคนจะเจริญรุ่งเรืองด้วยความเป็นอิสระที่เพิ่งค้นพบ บางคนจะเกลียดทุกอย่าง
การเรียนรู้วิธีจัดการทีมระยะไกลหมายถึงการสร้างสมดุลที่ละเอียดอ่อน ประการหนึ่งคุณต้องมีความกระตือรือร้นในการกำหนดโครงสร้างที่ชัดเจนและแข็งแรงสำหรับวิธีที่กิจกรรมในแต่ละวันสามารถทำได้และควรดำเนินการ
ในทางกลับกันคุณจะต้องเผื่อพื้นที่ให้คนอื่นขยับตัวได้ ค้นหากระแสและพิธีกรรมของตนเอง - และเพื่อหาว่างานเหมาะกับการจัดการชีวิตส่วนตัวของพวกเขาอย่างไร
วิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือการวางกรอบโดยละเอียดสำหรับวิธีที่จะทำให้โครงการเสร็จสิ้น แต่มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายสุดท้ายมากกว่าเวลาที่ทุกขั้นตอนต้องทำให้เสร็จ
กล่าวอีกนัยหนึ่ง: เก็บเอกสารที่ครอบคลุมเหล่านั้นจากเคล็ดลับข้อที่ 2 แต่ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดในการวางค้อนเมื่อผู้คนไม่ได้ปฏิบัติตามทุกรายละเอียด
เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับทีมระยะไกล
คุณจะพบว่าการใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้จะเป็นไปได้ ทาง ง่ายขึ้นเมื่อคุณมีเครื่องมือจัดการงานระยะไกลที่เหมาะสม
มาดูเครื่องมือและซอฟต์แวร์ยอดนิยมบางตัวเพื่อช่วยให้ทีมของคุณบรรลุประสิทธิภาพโหมดสัตว์ร้าย
1. ซูม
คุณคงเคยได้ยินเกี่ยวกับซูมหากคุณยังไม่ได้ใช้งาน เป็นที่นิยมก่อนที่จะเกิดโรคระบาด แต่การใช้งานได้เพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณ คุณสามารถยืนยันสิ่งนี้ผ่านจำนวน Zoom memes ที่อินเทอร์เน็ตเต็มไปด้วย
Zoom เสนอบัญชีฟรีที่ให้คุณพบกันได้นานถึง 40 นาทีแบบตัวต่อตัวไม่ จำกัด นอกจากนี้คุณยังสามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้ถึง 100 คน
ภาพเว็บไซต์ฟรีสำหรับใช้ในเชิงพาณิชย์
สอง. หย่อน
หย่อนเป็นอีกหนึ่งในเครื่องมือการจัดการทีมจากระยะไกลที่คุณพบเห็นได้ทุกที่ นั่นเป็นเพราะมันยอดเยี่ยมมาก
เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับอีเมลซึ่งคุณอาจต้องรอหลายชั่วโมงเพื่อให้บางสิ่งบางอย่างใช้เวลา 15 วินาทีในการแชท
คุณสามารถสร้างช่องทางเพื่อแบ่งหัวข้อเช่นช่องสำหรับลูกค้าบริการแต่ละรายหรือช่องทางสำหรับแต่ละแผนกใน บริษัท ของคุณ Zoom ยังช่วยให้คุณรวมเครื่องมือแชร์ไฟล์และสนทนาด้วยเสียงหรือวิดีโอได้อีกด้วย
3. Trello
Trelloเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่เรียบง่าย แต่สวยงามซึ่งช่วยให้คุณสามารถแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นงานแต่ละงานได้โดยที่ไม่มีสิ่งใดหลงเหลืออยู่เลย
ซอฟต์แวร์การจัดการทีมระยะไกลนี้ใช้ไฟล์ วิธี Kanban ซึ่งช่วยให้คุณเห็นภาพขั้นตอนการทำงานแทนที่จะมองไปที่กำแพงข้อความที่ยาวและน่าเบื่อและรายการสิ่งที่ต้องทำ
คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่าทุกคนอยู่ที่ไหนในโครงการของพวกเขาซึ่งจะช่วยเพิ่มการสื่อสารโดยที่คุณไม่จำเป็นต้องเหยาะสมาชิกในทีมทุกคนเพื่ออัปเดตสถานะ และทั้งหมดนี้รวมอยู่ด้วยฟังก์ชันการลากและวางที่เรียบง่ายสุด ๆ
สี่. LastPass
คุณเคยต้องรอทั้งวันหลังจากขอรหัสผ่านเดียวจากสมาชิกในทีมหรือไม่? ฉันมีและมันแย่ที่สุด
เครื่องมือจัดการรหัสผ่านเช่นLastPassเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียวที่ปลอดภัยซึ่งทุกคนสามารถเข้าถึงได้ทุกเวลาที่ต้องการ
ซอฟต์แวร์การจัดการทีมจากระยะไกลนี้มีบทวิจารณ์ที่ยอดเยี่ยมและความมั่นใจในอุตสาหกรรมมากมายดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัย เพียงแค่ใส่รหัสผ่านทั้งหมดของคุณและมั่นใจได้ว่าจะไม่มีใครติดคอขวดสำหรับการเข้าสู่ระบบอีกต่อไป
5. Calendly
หากจู่ๆคุณและทีมของคุณพบว่าตัวเองกำลังจมอยู่ในการประชุม Zoom เครื่องมือตั้งเวลาเช่นCalendlyสามารถช่วยคุณจัดการการนัดหมายและเวลาอันมีค่าของคุณ
ทำงานร่วมกับปฏิทินของคุณใน Google, iCloud, Office365 หรือ Outlook และอัปเดตความพร้อมใช้งานของคุณโดยอัตโนมัติตามความต้องการของคุณ จากนั้นใครก็ตามที่ต้องการสนทนากับคุณสามารถเลือกเวลาจากช่องว่างของคุณได้
ไม่มีอีเมลกลับไปกลับมาอีกต่อไป เพียงแค่แล่นเรืออย่างราบรื่นและมีเวลามากขึ้นสำหรับการทำงานจริง
6. ซาเปียร์
หากคุณพร้อมที่จะยกระดับเกมประสิทธิภาพของคุณซาเปียร์มีฟังก์ชันมากมายเพื่อทำให้การดำเนินงานของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ
ซอฟต์แวร์การจัดการงานระยะไกลนี้ทำงานร่วมกับและเชื่อมต่อแอปอื่น ๆ มากกว่า 2,000 แอป จะย้ายข้อมูลเพื่อให้คุณมีความต่อเนื่องโดยไม่ต้องเพิ่มข้อมูลเดียวกันลงในที่ต่างๆด้วยตนเอง
คุณสามารถตั้งค่า“ ทริกเกอร์” เพื่อที่เมื่อมีสิ่งหนึ่งเกิดขึ้นจะมีการดำเนินการ นี่เป็นเพียงไม่กี่ตัวอย่างจากหลายหมื่นตัวอย่าง:
- บันทึกไฟล์ใน Dropbox หลังจากมีคนส่งให้คุณใน Slack
- โพสต์บทความ WordPress ใหม่ของคุณไปยัง LinkedIn โดยอัตโนมัติ
- ส่งอีเมลผ่าน Gmail เมื่อมีการอัปเดตแถว Google ชีต
- สร้างการ์ด Trello ใหม่จากกิจกรรม Google ปฏิทิน
มีความเป็นไปได้มากมาย ตรวจสอบและดูด้วยตัวคุณเอง
การจัดการทีมระยะไกลเหมือนเจ้านาย
ไม่มีใครแปลกใจที่ได้ยินว่าคุณและทีมของคุณอาจมีความท้าทายพิเศษบางอย่างในขณะที่คุณสำรวจการแพร่ระบาดและการเปลี่ยนไปใช้งานเสมือนจริง
วิธีเริ่มต้นธุรกิจบน Instagram
การเรียนรู้วิธีจัดการการทำงานระยะไกลสำหรับทีมของคุณจะทำให้คุณต้องก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งผู้นำในรูปแบบที่ยิ่งใหญ่ วิธีเหล่านี้บางอย่างอาจคุ้นเคย แต่บางวิธีอาจรู้สึกแปลกใหม่
ทุกอย่างเป็นไปตามวิธีที่คุณจัดการ
เสมือนจริงที่ดีที่สุด ผู้นำ พยายามสร้างสมดุลระหว่างการคิดการวางแผนและประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องด้วยความคิดสร้างสรรค์ความยืดหยุ่นและความเห็นอกเห็นใจต่อประสบการณ์ของทีม
คุณไม่จำเป็นต้องทำให้สมดุลนี้สมบูรณ์แบบด้วยซ้ำ แค่ทำงานทุกวันก็สร้างความแตกต่างได้แล้ว
ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมหรือไม่?
- การเป็น Digital Nomad ในยุค COVID-19 เป็นอย่างไร
- 8 เคล็ดลับเพื่อความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตที่ดีขึ้น
- 21 โอกาสทางธุรกิจที่เปลี่ยนชีวิตที่ต้องลองในปี 2564
- 33 แอพที่ดีที่สุดในการทำรายการสำหรับผู้ประกอบการทุกราย