บทความ

วิธีจัดการทีมระยะไกล: คำแนะนำในการเป็นผู้นำเสมือน

การจัดการทีมเป็นเรื่องยากพอสมควร แต่ตอนนี้ผู้จัดการทั่วโลกกำลังเผชิญกับดินแดนใหม่ในการทำทุกอย่างทางออนไลน์





สำหรับบางคนอาจเป็นเพียงชั่วคราว แต่สำหรับหลาย ๆ คน การทำงานเป็นทีมระยะไกล จะไม่ไปไหนในอนาคตอันใกล้ แม้ว่าฝุ่นจะตกตะกอนและโรคระบาดจะอยู่เบื้องหลังเรา แต่ความจำเป็นในการจัดการทีมจากระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพก็ยังคงดำเนินต่อไปในระดับหนึ่ง

การทำงานกับทีมจากระยะไกลมาพร้อมกับอุปสรรคคลาสสิกมากมายในชีวิตของผู้จัดการ แต่ยังนำเสนอสิ่งใหม่ ๆ ที่น่าสนใจอีกด้วย





และอุปสรรคเหล่านี้บางส่วนจะแยกผู้จัดการทีมธรรมดา ๆ ออกจากผู้นำที่แท้จริง องค์กรและแนวทางมีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม - แต่การสนับสนุนความเข้าใจและความยืดหยุ่นก็เช่นกัน

พิจารณาบทความนี้เป็นชุดเครื่องมือสำหรับจัดการพนักงานระยะไกล เราจะมาดูความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่“ ผู้นำเสมือน” เผชิญอยู่ในปัจจุบันตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อเอาชนะความท้าทายเหล่านั้นและนำทีมของคุณไปสู่ความรุ่งโรจน์


OPTAD-3

ไปดูกันเลย

โพสต์เนื้อหา

อย่ารอให้คนอื่นทำ จ้างตัวเองและเริ่มเรียกภาพ

เริ่มต้นใช้งานฟรี

ความท้าทายในการจัดการพนักงานระยะไกล

ความท้าทายในการจัดการพนักงานจากระยะไกล

วิธีแชร์โพสต์ไปยังกลุ่มบนมือถือ facebook

ที่มา

ก่อนที่เราจะทำให้มือของเราสกปรกด้วยโซลูชันเรามาดูความท้าทายที่สำคัญในการจัดการพนักงานที่อยู่ห่างไกลกันมากขึ้น ได้แก่ โครงสร้างการสื่อสารประสิทธิภาพการทำงานและความมั่นใจ

1. โครงสร้าง

เราเป็นสัตว์ที่มีนิสัย ตั้งแต่เช้าตรู่จนถึงการบรรยายสรุปช่วงบ่ายไปจนถึงการนอนขดตัวบนโซฟาหลังจากวันที่ยาวนานกิจวัตรของเราก็ค่อนข้างสอดคล้องกัน

แต่ตอนนี้หลายคนทำงานจากที่บ้านนี่กลับหัวหมดแล้ว มันเหมือนกับว่าพวกเขาต้องทำ หากิจวัตรใหม่ที่สมบูรณ์แบบ นอกเหนือจากความเครียดใหม่ของการเล่นกลชีวิตส่วนตัวและอาชีพภายในกำแพงเดียวกัน ไม่ต้องพูดถึง โฮมสกูล .

ใช้เครื่องมือเสมือนจริงวิธีการสื่อสารและสภาพแวดล้อมใหม่ ๆ มากมายและไม่น่าแปลกใจที่การจัดการทีมจากระยะไกลอาจเป็นเรื่องยาก

2. การสื่อสาร

คนส่วนใหญ่จะยอมรับว่าการสื่อสารแบบตัวต่อตัวเป็นสิ่งที่ราบรื่นที่สุด ผู้เชี่ยวชาญเคยสามารถเดินเข้าไปในสำนักงานของเพื่อนร่วมงานของตนได้และได้รับการแก้ไขปัญหาในไม่กี่นาที

ตอนนี้กล่องจดหมายของเรามีจำนวนมากขึ้นกว่าเดิมและเราส่งข้อความถึงกันตลอดเวลาผ่านเครื่องมือส่งข้อความ ด้วยกระแสการสื่อสารที่ก้าวไปสู่เทคโนโลยีอย่างมีนัยสำคัญหลายคนพบว่าการทำงานร่วมกันและรับคำตอบที่ต้องการในเวลาที่ต้องการทำได้ยากขึ้น

3. ผลผลิต

เมื่อคุณรวมโครงสร้างที่ขาดเข้ากับบล็อกในการสื่อสารปัญหาด้านการผลิตจะเกิดขึ้น สิ่งนี้ใช้ได้กับสภาพแวดล้อมการทำงาน แต่จะขยายในสภาพแวดล้อมส่วนบุคคลที่ สมดุลชีวิตการทำงาน มีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม

ฉันไม่รู้เกี่ยวกับคุณ แต่ฉันเป็นคนหัวใสและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อฉันอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ฉันสามารถแบ่งปันโฟกัสนั้นกับคนที่มีใจเดียวกันได้ นั่นเป็นข้อดีอย่างมากของการอยู่ในสำนักงาน… แต่ตอนนี้มันหายไปแล้ว

แล้วมันถูกแทนที่ด้วยอะไร? ที่เดียวกับที่เรากินไอศครีมบนโซฟางีบหลับโดยไม่เลือกปฏิบัติและคิดว่า“ ฉันควรจะไปถึงจุดนั้นจริงๆ” เมื่อใดก็ตามที่เราเห็นกองซักรีดขนาดยักษ์ของเรา

พูดคุยเกี่ยวกับสัญญาณผสม

จุดทำงานระยะไกลที่กำหนด

4. ความมั่นใจ

เมื่อจัดการทีมจากระยะไกลสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาความรู้สึกไว้วางใจความน่าเชื่อถือการทำงานเป็นทีมและความมั่นใจโดยรวมที่คุณสนับสนุนทีมของคุณ

แต่เมื่อทุกคนต้องดิ้นรนเพื่อค้นหาเครื่องมือและกระบวนการใหม่ ๆ แล้วสื่อสารกับพวกเขาทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพการสูญเสียความมั่นใจนี้ง่ายกว่าที่เคย

การวิจัยเกี่ยวกับเรื่องนี้ไม่มีการเปลี่ยนแปลง อย่างใดอย่างหนึ่ง: การเป็นผู้นำทีมจากระยะไกลนั้นยากกว่ามากเมื่อทีมของคุณไม่รู้สึกว่าคุณติดต่อกับความต้องการและความปรารถนาของพวกเขา

ยิ่งไปกว่านั้นคุณต้องคำนวณสำหรับความท้าทายด้านสุขภาพจิตและร่างกายที่เพิ่มขึ้นทั้งหมดที่มาพร้อมกับวิกฤตสาธารณสุขทั่วโลก

ธรรมดาและเรียบง่าย: ผู้จัดการต้องทำงานหนักขึ้นกว่าเดิมเพื่อสนับสนุนทีมของตน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของทีมระยะไกล

1. ตั้งเวลาเช็คอินรายวันหรือรายสัปดาห์

เช่นเดียวกับที่คุณมีการประชุมทีมตามปกติในสำนักงานให้เปลี่ยนเด็กเหล่านั้นไปเป็นการตั้งค่าเสมือน คุณอาจต้องการเพิ่มการเช็คอินเพิ่มเติมจนกว่าทีมของคุณจะพบว่าขั้นตอนของพวกเขาและสิ่งต่างๆจะราบรื่นสูงสุด จากนั้นคุณสามารถประเมินใหม่และเลือกที่จะปรับขนาดกลับได้หากคุณเห็นว่าเหมาะสม

ในการเริ่มต้นฉันขอแนะนำ กำหนดการประชุมทุกวันเพียง 15 นาที (ขึ้นอยู่กับขนาดทีมของคุณแน่นอน)

ในการประชุมเหล่านี้คุณสามารถเดินเป็นวงกลมได้ สิ่งนี้เปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมแต่ละคนพูดว่า:

  • มีอะไรอยู่ในจานสำหรับวันหรือสัปดาห์
  • หากพวกเขามีอุปสรรคในปัจจุบันที่ทำให้ไม่สามารถทำงานหรือโครงการใด ๆ ให้สำเร็จได้
  • สิ่งที่พวกเขาต้องการจากสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ เพื่อขจัดอุปสรรคเหล่านั้นหรือเร่งความเร็วให้เร็วขึ้น

พยายามกำหนดเวลาให้เหมาะสำหรับทุกคนเช่น 10 หรือ 11.00 น. ถ้าคุณมีวันทำงาน 9 ถึง 5 วันปกติ สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีเวลาพอสมควร มีประสิทธิผลด้วยตัวเอง แต่ยังช่วยให้พวกเขาจัดการกับอุปสรรคได้เร็วเพื่อให้พวกเขามีเวลาทำสิ่งต่างๆให้ลุล่วง

วิธีจัดการการทำงานระยะไกลสำหรับทีม

ที่มา

2. เขียนขั้นตอนการทำงานกระบวนการและบทบาท

การทำงานกับทีมจากระยะไกลสามารถทำให้เกิดความสับสนได้อย่างรวดเร็วจริง ในขณะที่คุณเปลี่ยนการดำเนินการภายในทั้งหมดของคุณเป็นเสมือนมีขั้นตอนและรายการมากมายที่อาจตกลงมาระหว่างรอยแตก

วิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่นคือทำแผนที่ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ และฉันไม่ได้หมายถึงในหัวของคุณ

วิธีเพิ่มเรื่องราวใน Instagram ของคุณ

สร้าง เอกสารทางกายภาพที่ให้คำแนะนำทีละขั้นตอน เกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำเมื่อควรเสร็จและใครควรทำ

เอกสารเหล่านี้อาจรวมถึง:

  • รายการตรวจสอบสำหรับแต่ละองค์ประกอบของโครงการหรืองาน
  • “ Playbooks” ที่เจาะลึกเกี่ยวกับโปรโตคอลและกระบวนการต่างๆ
  • โฟลว์ชาร์ตที่แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ต้องทำในสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง
  • เทมเพลตเช่นสคริปต์การเข้าถึงหรือการรายงานที่สมาชิกในทีมสามารถกรอกข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

วางเอกสารเหล่านี้บนไดรฟ์ที่แชร์หรือแพลตฟอร์มการจัดการโครงการเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา

เครื่องมือการจัดการทีมจากระยะไกลที่มีประโยชน์เหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมจะไม่คอขวดในการรอข้อมูลที่เคยต้องถามคนอื่น

3. ถามในเชิงรุกว่าคุณจะสนับสนุนแต่ละคนได้อย่างไร

ทุกคนเริ่มคุ้นเคยกับวงสวิงใหม่ ๆ ไม่มีใครคิดว่านี่เป็นสิ่งที่น่าอัศจรรย์และสดชื่น

ในการจัดการทีมระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องแสดงให้ทีมของคุณเห็นว่าคุณเข้าใจประสบการณ์ของพวกเขา นอกจากนี้คุณยังต้องแสดงความเห็นอกเห็นใจความเกรงใจและความเต็มใจที่จะพยายามพบพวกเขาครึ่งทาง

แทนที่จะรอให้พวกเขาบ่นเกี่ยวกับสิ่งที่น่ารังเกียจให้ถามพวกเขาว่าคุณจะทำให้สิ่งต่าง ๆ ดูดน้อยลงได้อย่างไร คุณสามารถรับคำติชมเชิงรุกได้หลายวิธี:

  • สัปดาห์ละครั้งในระหว่างการประชุมกลุ่มขอให้ทุกคน 'คะแนนความสุขของทีม' ในระดับหนึ่งถึงสิบ
  • มีการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นระยะเพื่อให้สมาชิกในทีมแต่ละคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็นด้วยความมั่นใจ
  • ส่งแบบสำรวจโดยใช้เครื่องมือเช่น Google ฟอร์ม หรือ ลิงสำรวจ .

ถามแต่ละคนเกี่ยวกับสิ่งที่ทีมของคุณทำได้ดีและสิ่งที่พวกเขาสามารถปรับปรุงได้ ถามคำถามเดียวกันเกี่ยวกับตัวเองในฐานะผู้นำ

จากนั้นทำในสิ่งที่ทำได้เพื่อช่วยลดช่องว่างและเสริมสร้างความรู้สึกของชุมชนการทำงานร่วมกันและความมั่นใจว่าคุณพยายามอย่างเต็มที่เพื่อดูแลพวกเขา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทีมจากระยะไกล

ที่มา

4. สร้างสมดุลระหว่างกฎและความเป็นอิสระ

ฉันพูดถึงว่าตอนนี้เป็นช่วงเวลาที่แปลกสำหรับทุกคนหรือไม่?

แต่ละคนมีสถานการณ์เฉพาะของตนเองและกำหนดการประจำวันของตนเองให้ปฏิบัติตาม สิ่งนี้ได้รับการขยายสำหรับผู้ที่อาศัยอยู่กับเด็กเล็กและครอบครัวหรือเพื่อนร่วมห้องคนอื่น ๆ ซึ่งตอนนี้ที่บ้านคับแคบ

บางคนจะเจริญรุ่งเรืองด้วยความเป็นอิสระที่เพิ่งค้นพบ บางคนจะเกลียดทุกอย่าง

การเรียนรู้วิธีจัดการทีมระยะไกลหมายถึงการสร้างสมดุลที่ละเอียดอ่อน ประการหนึ่งคุณต้องมีความกระตือรือร้นในการกำหนดโครงสร้างที่ชัดเจนและแข็งแรงสำหรับวิธีที่กิจกรรมในแต่ละวันสามารถทำได้และควรดำเนินการ

ในทางกลับกันคุณจะต้องเผื่อพื้นที่ให้คนอื่นขยับตัวได้ ค้นหากระแสและพิธีกรรมของตนเอง - และเพื่อหาว่างานเหมาะกับการจัดการชีวิตส่วนตัวของพวกเขาอย่างไร

วิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือการวางกรอบโดยละเอียดสำหรับวิธีที่จะทำให้โครงการเสร็จสิ้น แต่มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายสุดท้ายมากกว่าเวลาที่ทุกขั้นตอนต้องทำให้เสร็จ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง: เก็บเอกสารที่ครอบคลุมเหล่านั้นจากเคล็ดลับข้อที่ 2 แต่ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดในการวางค้อนเมื่อผู้คนไม่ได้ปฏิบัติตามทุกรายละเอียด

เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับทีมระยะไกล

คุณจะพบว่าการใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้จะเป็นไปได้ ทาง ง่ายขึ้นเมื่อคุณมีเครื่องมือจัดการงานระยะไกลที่เหมาะสม

มาดูเครื่องมือและซอฟต์แวร์ยอดนิยมบางตัวเพื่อช่วยให้ทีมของคุณบรรลุประสิทธิภาพโหมดสัตว์ร้าย

1. ซูม

คุณคงเคยได้ยินเกี่ยวกับซูมหากคุณยังไม่ได้ใช้งาน เป็นที่นิยมก่อนที่จะเกิดโรคระบาด แต่การใช้งานได้เพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณ คุณสามารถยืนยันสิ่งนี้ผ่านจำนวน Zoom memes ที่อินเทอร์เน็ตเต็มไปด้วย

เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับทีมระยะไกล

Zoom เสนอบัญชีฟรีที่ให้คุณพบกันได้นานถึง 40 นาทีแบบตัวต่อตัวไม่ จำกัด นอกจากนี้คุณยังสามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้ถึง 100 คน

ภาพเว็บไซต์ฟรีสำหรับใช้ในเชิงพาณิชย์

สอง. หย่อน

หย่อนเป็นอีกหนึ่งในเครื่องมือการจัดการทีมจากระยะไกลที่คุณพบเห็นได้ทุกที่ นั่นเป็นเพราะมันยอดเยี่ยมมาก

เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับอีเมลซึ่งคุณอาจต้องรอหลายชั่วโมงเพื่อให้บางสิ่งบางอย่างใช้เวลา 15 วินาทีในการแชท

คุณสามารถสร้างช่องทางเพื่อแบ่งหัวข้อเช่นช่องสำหรับลูกค้าบริการแต่ละรายหรือช่องทางสำหรับแต่ละแผนกใน บริษัท ของคุณ Zoom ยังช่วยให้คุณรวมเครื่องมือแชร์ไฟล์และสนทนาด้วยเสียงหรือวิดีโอได้อีกด้วย

หย่อนสำหรับทีมระยะไกล

3. Trello

Trelloเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่เรียบง่าย แต่สวยงามซึ่งช่วยให้คุณสามารถแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นงานแต่ละงานได้โดยที่ไม่มีสิ่งใดหลงเหลืออยู่เลย

ซอฟต์แวร์การจัดการทีมระยะไกลนี้ใช้ไฟล์ วิธี Kanban ซึ่งช่วยให้คุณเห็นภาพขั้นตอนการทำงานแทนที่จะมองไปที่กำแพงข้อความที่ยาวและน่าเบื่อและรายการสิ่งที่ต้องทำ

คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่าทุกคนอยู่ที่ไหนในโครงการของพวกเขาซึ่งจะช่วยเพิ่มการสื่อสารโดยที่คุณไม่จำเป็นต้องเหยาะสมาชิกในทีมทุกคนเพื่ออัปเดตสถานะ และทั้งหมดนี้รวมอยู่ด้วยฟังก์ชันการลากและวางที่เรียบง่ายสุด ๆ

เครื่องมือการจัดการทีมจากระยะไกล

สี่. LastPass

คุณเคยต้องรอทั้งวันหลังจากขอรหัสผ่านเดียวจากสมาชิกในทีมหรือไม่? ฉันมีและมันแย่ที่สุด

เครื่องมือจัดการรหัสผ่านเช่นLastPassเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียวที่ปลอดภัยซึ่งทุกคนสามารถเข้าถึงได้ทุกเวลาที่ต้องการ

ซอฟต์แวร์การจัดการทีมจากระยะไกลนี้มีบทวิจารณ์ที่ยอดเยี่ยมและความมั่นใจในอุตสาหกรรมมากมายดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัย เพียงแค่ใส่รหัสผ่านทั้งหมดของคุณและมั่นใจได้ว่าจะไม่มีใครติดคอขวดสำหรับการเข้าสู่ระบบอีกต่อไป

ซอฟต์แวร์การจัดการทีมระยะไกล

5. Calendly

หากจู่ๆคุณและทีมของคุณพบว่าตัวเองกำลังจมอยู่ในการประชุม Zoom เครื่องมือตั้งเวลาเช่นCalendlyสามารถช่วยคุณจัดการการนัดหมายและเวลาอันมีค่าของคุณ

ทำงานร่วมกับปฏิทินของคุณใน Google, iCloud, Office365 หรือ Outlook และอัปเดตความพร้อมใช้งานของคุณโดยอัตโนมัติตามความต้องการของคุณ จากนั้นใครก็ตามที่ต้องการสนทนากับคุณสามารถเลือกเวลาจากช่องว่างของคุณได้

ไม่มีอีเมลกลับไปกลับมาอีกต่อไป เพียงแค่แล่นเรืออย่างราบรื่นและมีเวลามากขึ้นสำหรับการทำงานจริง

ปฏิทินสำหรับระยะไกล

6. ซาเปียร์

หากคุณพร้อมที่จะยกระดับเกมประสิทธิภาพของคุณซาเปียร์มีฟังก์ชันมากมายเพื่อทำให้การดำเนินงานของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์การจัดการงานระยะไกลนี้ทำงานร่วมกับและเชื่อมต่อแอปอื่น ๆ มากกว่า 2,000 แอป จะย้ายข้อมูลเพื่อให้คุณมีความต่อเนื่องโดยไม่ต้องเพิ่มข้อมูลเดียวกันลงในที่ต่างๆด้วยตนเอง

คุณสามารถตั้งค่า“ ทริกเกอร์” เพื่อที่เมื่อมีสิ่งหนึ่งเกิดขึ้นจะมีการดำเนินการ นี่เป็นเพียงไม่กี่ตัวอย่างจากหลายหมื่นตัวอย่าง:

  • บันทึกไฟล์ใน Dropbox หลังจากมีคนส่งให้คุณใน Slack
  • โพสต์บทความ WordPress ใหม่ของคุณไปยัง LinkedIn โดยอัตโนมัติ
  • ส่งอีเมลผ่าน Gmail เมื่อมีการอัปเดตแถว Google ชีต
  • สร้างการ์ด Trello ใหม่จากกิจกรรม Google ปฏิทิน

มีความเป็นไปได้มากมาย ตรวจสอบและดูด้วยตัวคุณเอง

ซาเปียร์

การจัดการทีมระยะไกลเหมือนเจ้านาย

ไม่มีใครแปลกใจที่ได้ยินว่าคุณและทีมของคุณอาจมีความท้าทายพิเศษบางอย่างในขณะที่คุณสำรวจการแพร่ระบาดและการเปลี่ยนไปใช้งานเสมือนจริง

วิธีเริ่มต้นธุรกิจบน Instagram

การเรียนรู้วิธีจัดการการทำงานระยะไกลสำหรับทีมของคุณจะทำให้คุณต้องก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งผู้นำในรูปแบบที่ยิ่งใหญ่ วิธีเหล่านี้บางอย่างอาจคุ้นเคย แต่บางวิธีอาจรู้สึกแปลกใหม่

ทุกอย่างเป็นไปตามวิธีที่คุณจัดการ

เสมือนจริงที่ดีที่สุด ผู้นำ พยายามสร้างสมดุลระหว่างการคิดการวางแผนและประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องด้วยความคิดสร้างสรรค์ความยืดหยุ่นและความเห็นอกเห็นใจต่อประสบการณ์ของทีม

คุณไม่จำเป็นต้องทำให้สมดุลนี้สมบูรณ์แบบด้วยซ้ำ แค่ทำงานทุกวันก็สร้างความแตกต่างได้แล้ว

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมหรือไม่?



^